Att certifiera ett ledningssystem

För certifieringsprocessen för produkter och processer klicka här.

Förberedelser

Verksamhetens ledning är ansvarig för att sätta upp och implementera ledningssystemet utifrån kriterierna i standarden. Arbetet innebär bland annat att identifiera verksamhetens mål och huvudprocesser, att säkerställa processernas styrning och interaktion och att identifiera intressenter och deras krav.

Vidare ska ledningen fastställa kriterier för mätning och uppföljning av processerna för att säkerställa att de levererar mot målen. Huvudprocesserna ska säkra lagkrav, kundkrav och krav från andra intressenter.

Förbättra och utveckla

Ledningssystemet ska fungera som stöd för verksamhetens ledning i det långsiktiga strategiska arbetet. Det är ledningens ansvar att se till att ledningssystemet hela tiden förbättras och utvecklas. Certifiering av verksamheten säkerställer kontinuiteten i det arbetet. Riskhantering och omvärldsanalys är en central del som följs upp i samband med certifieringsrevisionerna.

Plan, Do, Check, Act

För att ledningsarbetet verkligen ska leda till en mer produktiv verksamhet och ökad lönsamhet är det bra att använda PDCA-modellen.

X

Plan

I planeringsarbetet skapas förutsättningarna för ett väl genomtänkt ledningssystem. Identifiera externa krav, analysera intressenters förväntningar och prioritera arbetet. Sätt upp policy, mål och handlingsplaner, skapa rutiner och instruktioner, och se till att det finns resurser i organisationen för att implementera dem.

Do

Det är viktigt med en tydlig styrning och ledning av verksamheten för att implementera ledningssystemet på ett effektivt sätt. Alla i organisationen måste vara medvetna om policyn, målen och handlingsplanerna. Det ska finnas ansvariga i organisationen som säkerställer att rutiner och instruktioner för det operativa arbetet följ och att eventuella avvikelser dokumenteras löpande.

Check

Återkommande uppföljningar av verksamheten och de olika aktiviteterna ger underlag till förbättringsarbetet – en viktig del av ledningssystemet. Gör interna revisioner för att följa upp hur ledningssystemet fungerar i verksamheten och för att hitta förbättringsmöjligheter. Stäm av med andra intressenter, följ upp avvikelser och analysera orsakerna. Informera ledningen om status och potentiella möjligheter.

Act

Identifiera åtgärder för att förbättra och utveckla ledningssystemet utifrån de resultat som kommit fram i uppföljningen. Förändra sådant som behöver förändras. Det kan handla om själva ledningssystemet, rutiner och processer, organisationen, kommunikationsprocessen eller något helt annat.

 
flode.png
 
offert-certifiering.jpg

 

 

Offert

Beskriv verksamheten i vårt offertformulär. När vi tittat igenom offertunderlaget kontaktar vi er för eventuell komplettering eller för att tillsammans med er påbörja certifieringsprocessen för ert ledningssystem.

Om verksamheten ändras, exempelvis om antal anställda ökar/minskar, del av verksamheten avyttras eller om ny utökad verksamhet skall ingå i certifikatet skall alltid ny beräkning göras och ny offert upprättas. Detsamma gäller om utökning skall ske med ny standard. Ändringar diskuteras alltid med utsedd revisor eller vår marknadsavdelning.

 

 

Uppstart

Vi tar reda på önskemål och förutsättningar inför certifieringen samt berättar hur certifieringsprocessen går till. Vi utser en revisor som passar verksamheten. 

Inledande planering

Planeringen inför revisionen sker oftast på telefon eller via e-mail. Om ni vill kan vi ha ett planeringsmöte på plats. Det debiteras i så fall separat. Då går revisorn igenom upplägget för hela certifieringen tillsammans med er. Det ger en bra förståelse för vad certifieringen och den kommande processen innebär.

certifiering-planering.jpg
 
 
dokumentrevision-vid-certifiering.jpg

Dokumentrevision

Revisorn granskar er dokumentation utifrån kraven i den aktuella standarden. Efter granskningen får ni ta del av eventuella avvikelser och revisorns tankar kring dokumentationen.

Frivillig förrevision

Revisorn kan göra en förrevision som kan liknas vid ett genrep av certifieringsrevisionen. Vi gör en genomgång av ert system och ser över om det saknas något. Ni får veta om något behöver åtgärdas inför certifieringen.

 
 

 

Certifieringsrevision

Revisionen genomförs på plats i er verksamhet vid två tillfällen, steg 1 och steg 2. Beroende på hur stort företaget är kommer en eller flera revisorer. Målet med revisionen är att säkerställa att ledningssystemet implementerats på ett bra sätt, att det fungerar som tänkt och att det uppfyller kraven i den aktuella standarden.

I steg 1 av certifieringsrevisionen diskuterar vi ledningssystemet med er och går igenom mål och processer samt besöker verksamheten och eventuell produktion. På så vis får vi en bra bild av hur ert ledningssystem fungerar. Avslutningsvis sammanfattar vi revisionen och tar upp åtgärdspunkter som ni bör arbeta med inför nästa steg.

Vi rekommenderar att det går en viss tid innan vi genomför nästa steg av certifieringsrevisionen. Steg 2 är uppbyggt på liknande sätt som steg 1, men vi fokuserar mer på att undersöka hur systemet fungerar i praktiken. Eventuella avvikelser ska åtgärdas enligt en tidsplan från revisorn. Allvarliga avvikelser kan kräva ett återbesök där vi bekräftar att de är åtgärdade. När revisorn har godkänt era korrigeringar överlämnas revisionsärendet för granskning till vår granskande revisor. Därefter fattas beslut kring certifiering, och certifikat kan utfärdas.

 
certifikat-bmg-trada.jpg
 
 
checklista-certifiering

 

 

Uppföljningsrevision

När ledningssystemet är certifierat gör vi årliga uppföljningsrevisioner. Då tittar vi på delar av verksamheten. Vi planerar in tillfällena tillsammans med er, och i god tid innan får du ett revisionsprogram som beskriver vad vi kommer att granska. Arbetet planeras så att vi går igenom hela ledningssystemet under en treårsperiod om inte standarden säger något annat.

Recertifiering

Recertifiering sker med fastställda intervall och innebär uppföljning av hela ledningssystemet. Det säkerställer att aktuella krav i standarden är uppfyllda och att det skett ett förbättringsarbete under certifieringsperioden. När revisorns handlingar är granskade och godkända meddelar vi vårt beslut om fortsatt certifiering.

Enligt ISO-standarderna ska recertifiering ske vart tredje år. Andra standarder kan ha andra krav – fråga oss om du vill veta mer.

 
 

Uppsägning

Ibland behöver man av olika skäl säga upp sin certifiering, tillsvidare eller tillfälligt. Om det blir aktuellt skall kontakt tas med utsedd revisor eller med vår Chefsrevisor. Tillfällig indragning, även kallat suspendering, kan bli aktuellt om organisationen av något skäl behöver ha certifikatet vilande. Detta är tidsbegränsat och behöver motiveras. Beslut kring suspendering tas av vår Chefsrevisor eller VD. Suspendering upphävs först efter att en revisionsbesök genomförs på plats.

Uppsägning tillsvidare kan initieras av både kund och certifieringsorganet. På kunds begäran sker uppsägning skriftligt och bekräftelse på uppsägning skickas till kund.

Om det vid revisionstillfälle uppvisas sådana brister att systemet inte kan anses vara implementerat och effektivt genomförs normalt en extra uppföljningsrevision. Om brister då kvarstår har certifieringsorganet rätt att återkalla certifikat. Detta sker aldrig utan att diskussioner har förts med kunden och dess högsta ledning.

 
 
Viktigt! Certifieringsmärket får användas av certifierade företag i samband med information och marknadsföring rörande sådana delar av verksamheten som uttryckligen omfattas av certifieringen. Märket får användas på brevpapper, skyltar, dekaler och liknande om företagets hela kundrelaterade verksamhet omfattas av certifieringen eller det tydligt, i anslutning till märket, anges vilken del av verksamheten som omfattas.
 Märket får inte användas på visitkort eller motsvarande, ej heller på produkter som levereras av företaget.
 Certifieringsmärket får aldrig användas på sådant sätt att det ger sken av att certifieringsorganet påtar sig ansvar för innehållet i dokument eller för verksamheten ifråga.
Märket får inte användas efter det att en certifiering upphört att gälla enligt beslut från certifieringsorganet.

Läs mer om respektive standard

 

Kvalitet ISO 9001 - Miljö ISO 14001, EMAS - Arbetsmiljö AFS 2001:1, ISO 18001 - Livsmedelsproduktion ISO 22000, FSSC 22000